سبد خرید
0
سبد خرید خالی است.
حساب کاربری

یا

حداقل 8 کاراکتر

مدیریت موجودی انبار با بارکدخوان و اکسل

مدیریت موجودی انبار با اکسل: راهنمای گام به گام برای افزایش بهره وری

گرچه بهتر است که در مورد انبارگردانی فروشگاهتان سرمایه گذاری کنید و از نرم افزارها و سخت افزارهای حرفه ای استفاده کنید اما انبارگردانی فروشگاهی با استفاده از اکسل و دستگاه بارکدخوان یک راه حل کارآمد و ارزان قیمت برای مدیریت موجودی کالا و کنترل انبار است.
آراد سافت

آراد سافت

5
(7)

همانطور که می دانید برای کسب و کارهای بزرگ یا موجودی های بسیار پیچیده، استفاده از نرم افزارهای تخصصی مدیریت موجودی ضروری می باشد. اما نرم افزار اکسل می تواند یک گزینه عالی برای کسب و کارهای کوچک و متوسط باشد.نرم افزار اکسل و یک بارکدخوان بیسیم حافظه دار ، یک سیستم ترکیبی ارزان برای شروع انبارداری مکانیزه در یک کسب و کار کوچک است .هزینه ای که برای این سیستم می کنید می تواند حداقل برای مدت قابل توجهی شما را از هزینه گزاف عدم دقت و صحت موجودی کالای فروشگاهتان آسوده سازد و حاشیه آرامش قابل قبولی برای کسب و کارتان فراهم کند .

مقدمه : انبارگردانی فروشگاهی با اکسل و دستگاه بارکدخوان

استفاده از اکسل برای مدیریت موجودی انبار نسبت به نرم افزارهای تخصصی مدیریت موجودی، مزایای قابل توجهی دارد:
1. هزینه پایین: اکسل بخشی از مجموعه نرم افزاری آفیس مایکروسافت است که هزینه کمتری نسبت به نرم افزارهای تخصصی مدیریت موجودی دارد. بسیاری از کسب و کارهای کوچک و متوسط در ایران امکان استفاده رایگان ازنرم افزار مایکروسافت آفیس را دارند.


2. انعطاف پذیری: اکسل یک ابزار بسیار انعطاف پذیر است که می توان آن را برای نیازهای خاص هر کسب و کار سفارشی کرد. در حالی که نرم افزارهای تخصصی مدیریت موجودی ممکن است محدودیت هایی داشته باشند.


3. آشنایی کاربران: بیشتر کارکنان با محیط کاری اکسل آشنا هستند و نیازی به آموزش های گسترده ندارند. این امر می تواند زمان و هزینه پیاده سازی را کاهش دهد.


4. یکپارچگی با سایر برنامه های آفیس: اکسل به راحتی با برنامه های دیگر آفیس مانند ورد و پاورپوینت یکپارچه می شود که امکان تهیه گزارشات و ارائه های گوناگون را فراهم می کند.


5. قابلیت های قدرتمند: اکسل قابلیت های قدرتمندی مانند فرمول نویسی پیشرفته، ابزارهای تحلیلی، ایجاد نمودار و داشبوردهای گرافیکی را ارائه می دهد که برای مدیریت موجودی بسیار مفید است.


6. قابلیت اشتراک گذاری: امکان به اشتراک گذاری و همکاری روی فایل های اکسل در شبکه یا فضای ابری، برای تیم های چندنفره مدیریت موجودی بسیار کاربردی است.

همچنین کاربرد دستگاه بارکدخوان در سیستم مدیریت موجودی اکسل می‌تواند فرایند ردیابی و ورود داده‌ها را بسیار راحت‌تر و دقیق‌تر کند. در این سیستم ترکیبی، بارکدها برای شناسایی منحصربفرد هر کالا یا محصول استفاده می‌شوند.
هنگامی که کالاها به انبار وارد یا از آن خارج می‌شوند، کارکنان می‌توانند با استفاده از دستگاه بارکدخوان، کدهای منحصربفرد را اسکن کنند. این اطلاعات سپس به صورت خودکار در فایل اکسل مربوطه ثبت می‌شود. این روش اشتباهات تایپی انسانی را کاهش می‌دهد و دقت ورود داده‌ها را بهبود می‌بخشد.


علاوه بر این، دستگاه بارکدخوان بیسیم می‌تواند برای انجام موجودی‌گیری دوره‌ای نیز مورد استفاده قرار گیرد. بدین صورت که کارکنان می‌توانند بارکدهای موجود در انبار را اسکن کنند و این اطلاعات را در فایل اکسل ثبت نمایند تا موجودی واقعی با موجودی ثبت شده در سیستم تطبیق داده شود.البته برای اینکار توجه کنید که دستگاه بارکدخوان شما بیسیم و حافظه دار باشد .


همچنین با بکارگیری دستگاه بارکدخوان در فرایند مدیریت سفارش‌ها، کارکنان می‌توانند کدهای اسکن شده را مستقیماً با لیست سفارش‌ها در اکسل مطابقت دهند. این امر می‌تواند از اشتباهات در مرحله بسته‌بندی و ارسال سفارش‌ها جلوگیری کند.
در مجموع، استفاده از دستگاه بارکدخوان بیسیم در کنار اکسل نه تنها دقت سیستم مدیریت موجودی را افزایش می‌دهد، بلکه سرعت و کارایی فرایندهای مرتبط با موجودی مانند دریافت، انبار کردن، سفارش‌گذاری و ارسال کالاها را نیز بهبود می‌بخشد.

انبارداری با اکسل و بارکدخوان

بستر سخت افزاری و نرم افزاری لازم برای پیاده سازی این سیستم

برای پیاده سازی سیستم انبارگردانی با اکسل و دستگاه بارکدخوان، به تجهیزات و نرم افزارهای خاصی به صورت حداقلی نیاز خواهید داشت. در ابتدا، یک کامپیوتر یا لپ تاپ با نرم افزار Microsoft Excel نصب شده، الزامی است. این نرم افزار محبوب اداری امکان ایجاد و مدیریت صفحات گسترده را فراهم می کند که برای ردیابی موجودی کالا و انبارگردانی بسیار مناسب است.


علاوه بر این، یک دستگاه بارکدخوان نیز برای خواندن بارکدهای محصولات ضروری است. دستگاه های بارکدخوان می توانند کدهای چاپ شده بر روی محصولات را اسکن کرده و داده ها را به صورت الکترونیکی به کامپیوتر منتقل کنند. این امر باعث صرفه جویی در زمان و کاهش خطاهای تایپی می شود.این دستگاه بارکدخوان بهتر است که بیسیم باشد که امکان حرکت آزادانه در انبار را فراهم می کند. ( استانداردهای وای فای در بارکدخوان حداقل تا شعاع سی تا چهل متری در محیط داخلی برد دارند ).
همچنین برای انبارداری دستگاه بارکدخوان شما باید حافظه دار باشد ( در برخی برندها مانند برند اسکیپر ، بارکدخوان قابلیت ذخیره بیش از صد هزار بارکد در داخل دستگاه را دارد ).
برای اتصال دستگاه بارکدخوان به کامپیوتر، معمولاً از یک دانگل USB یا بلوتوث استفاده می شود.


در نهایت، برای چاپ بارکدها و برچسب های محصولات، یک چاپگر برچسب ( لیبل پرینتر ) یا چاپگر بارکد ویژه مورد نیاز است. این چاپگرها می توانند بارکدهای با کیفیت بالا را چاپ کرده و به راحتی توسط دستگاه بارکدخوان قابل خواندن باشند( اگر شما یک توزیع کننده از کالاهای دیگران و یا کارخانجات مختلف هستید ، به احتمال بسیار کالاهای شما بر روی بسته بندی خود دارای بارکد استاندارد هستند و نیازی به الصاق برچسب بارکد جداگانه ندارید) .


پیاده سازی یک سیستم انبارگردانی با اکسل و دستگاه بارکدخوان، نیازمند سرمایه گذاری اولیه در تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری است. با این حال، در بلندمدت، این سیستم می تواند صرفه جویی قابل توجهی در هزینه ها و افزایش بهره وری را به ارمغان آورد.
طبق آمار، استفاده از سیستم های بارکد در انبارگردانی می تواند تا 25 درصد در هزینه های نیروی انسانی صرفه جویی کند (منبع: Zebra Technologies ) . علاوه بر این، خطاهای ناشی از ورود دستی داده ها به میزان قابل توجهی کاهش می یابد، که این امر می تواند به افزایش دقت موجودی کالا و کاهش هزینه های مرتبط با سفارشات اشتباه کمک کند.

 

نکته قابل توجه این است که پیاده سازی سیستم انبارگردانی با اکسل و دستگاه بارکدخوان، نیازمند آموزش مقدماتی کارکنان برای استفاده صحیح از تجهیزات و نرم افزار است. با این حال، با توجه به رابط کاربری ساده و آشنای اکسل، یادگیری این سیستم برای کارکنان آسان خواهد بود.
در مجموع، سرمایه گذاری در بستر سخت افزاری و نرم افزاری لازم برای پیاده سازی سیستم انبارگردانی با اکسل و دستگاه بارکدخوان، می تواند منجر به افزایش بهره وری، دقت و کارایی در مدیریت انبار شود.

استاندارد تولید بارکد با اکسل

تولید بارکدها با استفاده از اکسل یک روش ساده و کارآمد برای ایجاد کدهای منحصر به فرد برای محصولات است. اکسل دارای فونت های ویژه ای است که امکان ایجاد بارکدهای استاندارد را فراهم می کند(نسخه 2013 به بعد).این فونت ها بسته به ورژن برنامه یا به صورت پیشفرض و یا به صورت دانلود شده بر روی نرم افزار اکسل موجود است .


برای تولید بارکد در اکسل، ابتدا باید یک ستون یا رنج سلول هایی را انتخاب کنید که می خواهید در آن بارکدها را ایجاد کنید. سپس، در یکی از سلول های انتخاب شده، متن مورد نظر را وارد کنید. “متن مورد نظر” می تواند شماره محصول، نام محصول یا هر نوع داده دیگری باشد که می خواهید در بارکد شما نمایش داده شود.


پس از وارد کردن متن، فونت متن را به فونت بارکد پیشفرض یا دانلود شده در اکسل تغییر دهید. برنامه به طور خودکار یک بارکد گرافیکی را در آن سلول ایجاد می کند. این بارکد را می توان به راحتی توسط دستگاه بارکدخوان اسکن کرد.
طبق استاندارد، بارکدهای تولید شده در اکسل از نوع Code 128 یا Code39 هستند. این نوع بارکد، یک استاندارد صنعتی است که توسط بسیاری از شرکت ها و سازمان ها در سراسر جهان استفاده می شود.


یکی از مزایای استفاده از اکسل برای تولید بارکد، قابلیت تکرار و خودکارسازی این فرایند است. با استفاده از توابع و فرمول های اکسل، می توانید بارکدهای متعدد را به راحتی تولید کنید و آنها را در سراسر صفحات گسترده خود کپی کنید. این امر می تواند در صرفه جویی زمان و افزایش بهره وری بسیار مفید باشد.


علاوه بر این، اکسل امکان چاپ بارکدها را نیز فراهم می کند. می توانید بارکدهای تولید شده را به همراه سایر اطلاعات مرتبط با محصول، مانند نام کالا، شماره و قیمت، چاپ کنید. این امر برای برچسب گذاری محصولات در انبار یا فروشگاه بسیار کاربردی است.

انبارداری با اکسل و بارکدخوان

نحوه مدیریت موجودی کالا با اکسل و بارکدخوان بیسیم

با استفاده از اکسل و دستگاه بارکدخوان، می توانید یک سیستم کارآمد برای مدیریت موجودی کالا در انبار فروشگاه خود ایجاد کنید. این روش، نه تنها دقت و سرعت فرایند را افزایش می دهد، بلکه امکان ردیابی و گزارش گیری آسان تر را نیز فراهم می کند.
برای شروع، باید یک صفحه گسترده Sheet در اکسل ایجاد کنید که شامل اطلاعات مربوط به موجودی کالا باشد. این اطلاعات می تواند شامل شماره محصول، نام محصول، تعداد موجود در انبار، تعداد سفارش داده شده، تاریخ آخرین بروزرسانی و سایر داده های مرتبط باشد.


سپس، با استفاده از دستگاه بارکدخوان، می توانید کدهای بارکد محصولات را اسکن کنید و داده ها را مستقیماً در صفحه گسترده اکسل وارد کنید. این روش، خطاهای ناشی از ورود دستی داده ها را کاهش می دهد و سرعت فرایند را افزایش می دهد.دستگاه بارکدخوان مانند یک صفحه کلید می تواند بارکدخوانده شده و یا بارکدهای ذخیره شده را در سلول اکسل تخلیه کنید .


یکی از مزایای استفاده از اکسل در مدیریت موجودی کالا، امکان استفاده از فرمول ها و توابع آن است. به عنوان مثال، می توانید فرمول هایی را برای محاسبه موجودی باقیمانده، تعیین سطح موجودی امن، و پیش بینی زمان سفارش مجدد تعریف کنید. این امر به شما کمک می کند تا از موجودی کالای خود آگاه باشید و برنامه ریزی های لازم را برای سفارش محصولات جدید انجام دهید.


علاوه بر این، اکسل امکان ایجاد گزارش های مختلف را نیز فراهم می کند. می توانید گزارش هایی از موجودی کالا، فروش، سفارشات و سایر داده های مرتبط را تهیه کنید. این گزارش ها می توانند به شما در تصمیم گیری های آگاهانه و بهبود مدیریت انبار کمک کنند.


شما می توانید صفحات گسترده و فرمول های خود را بر اساس نیازهای خاص کسب و کار خود سفارشی کنید. به عنوان مثال، اگر شما یک فروشگاه با چندین شعبه دارید، می توانید صفحات گسترده جداگانه ای برای هر شعبه ایجاد کنید و داده ها را در یک فایل مرکزی جمع آوری کنید.

در نهایت، استفاده از این روش می تواند به شما در کنترل بهتر موجودی کالا، کاهش هزینه ها و افزایش رضایت مشتری کمک کند.

کنترل موجودی و مغایرت گیری موجودی انبار فروشگاه

یکی از چالش های اصلی در مدیریت انبار فروشگاه، کنترل موجودی کالا و شناسایی مغایرت های احتمالی است. با استفاده از اکسل و دستگاه بارکدخوان، می توانید این فرایند را تسهیل و خودکار کنید.
برای کنترل موجودی، باید به طور منظم شمارش فیزیکی کالاهای موجود در انبار را انجام دهید. با استفاده از دستگاه بارکدخوان، می توانید این فرایند را سریع تر و دقیق تر انجام دهید. کافی است که کدهای بارکد محصولات را اسکن کنید و تعداد واقعی آنها را در صفحه گسترده اکسل ثبت کنید.


پس از ثبت موجودی فیزیکی، می توانید آن را با موجودی ثبت شده در سیستم مقایسه کنید. اکسل امکان ایجاد گزارش های مقایسه ای را فراهم می کند که در آن می توانید مغایرت های احتمالی را شناسایی کنید.
یکی از دلایل اصلی بروز مغایرت در موجودی کالا، خطاهای انسانی در ثبت داده ها است. با استفاده از سیستم بارکدخوان، این خطاها به حداقل می رسد زیرا داده ها به صورت الکترونیکی وارد می شوند و نیازی به ورود دستی نیست.


پس از شناسایی مغایرت ها، باید علت آنها را بررسی کنید. گاهی اوقات، این مغایرت ها ممکن است ناشی از اشتباهات ثبت یا محاسباتی باشد که می توان آنها را در سیستم اصلاح کرد. در موارد دیگر، ممکن است مغایرت ها نشان دهنده مشکلات جدی تری مانند سرقت یا ضایعات باشد که نیاز به بررسی بیشتر و اقدامات اصلاحی دارد.


با استفاده از امکانات گزارش گیری اکسل، می توانید الگوهای مغایرت را در طول زمان ردیابی کنید و اقدامات پیشگیرانه لازم را برای جلوگیری از تکرار آنها انجام دهید. این امر می تواند به بهبود کنترل موجودی و کاهش ضایعات و هزینه های مرتبط کمک کند.


یکی دیگر از مزایای استفاده از اکسل در مدیریت موجودی انبار، امکان اشتراک گذاری است. شما می توانید صفحات گسترده را با سایر کارکنان و شرکای تجاری خود به اشتراک بگذارید تا آنها نیز در فرایند کنترل موجودی و مغایرت گیری مشارکت داشته باشند. این امر می تواند به افزایش شفافیت و هماهنگی در سراسر زنجیره تامین کمک کند.

انبارداری با اکسل و بارکدخوان

سفارش گذاری و کنترل موجودی با اکسل

فرایند سفارش گذاری و کنترل موجودی یکی از جنبه های کلیدی در مدیریت انبار فروشگاه است. با استفاده از اکسل، می توانید این فرایند را خودکار کرده و از قابلیت های قدرتمند آن برای تصمیم گیری های آگاهانه بهره ببرید.


اولین گام در این فرایند، تعیین سطح موجودی امن برای هر کالا است. سطح موجودی امن، حداقل میزان موجودی مورد نیاز برای تامین تقاضای مشتریان در طول زمان سفارش و تحویل کالا است. با استفاده از داده های تاریخچه فروش و زمان تحویل، می توانید این سطح را برای هر محصول محاسبه کنید.


پس از تعیین سطح موجودی امن، باید یک سیستم هشدار برای سفارش مجدد کالا ایجاد کنید. در اکسل، می توانید از توابع شرطی و رنگ آمیزی سلول ها برای ایجاد این هشدارها استفاده کنید. به عنوان مثال، می توانید سلول هایی که موجودی آنها از سطح امن پایین تر می آید را با رنگ قرمز مشخص کنید.


همچنین می توانید از فرمول های اکسل برای محاسبه میزان سفارش مورد نیاز استفاده کنید. این فرمول ها می تواند شامل پارامترهایی مانند موجودی فعلی، میانگین فروش، زمان تحویل و موجودی امن باشد. با این روش، می توانید از سفارش بیش از حد یا کمتر از نیاز جلوگیری کنید.
پس از تعیین میزان سفارش، می توانید از قابلیت ایمیل اکسل برای ارسال سفارش به تامین کنندگان استفاده کنید. این امر می تواند فرایند سفارش گذاری را تسریع و خودکار کند.


علاوه بر این، اکسل امکان ایجاد گزارش های متنوع را برای شما فراهم می کند. می توانید گزارش هایی از موجودی کالا، سفارشات، فروش و سایر داده های مرتبط تهیه کنید. این گزارش ها می تواند به شما در تصمیم گیری های آگاهانه و برنامه ریزی بهتر کمک کند.
یکی دیگر از مزایای استفاده از اکسل در کنترل موجودی و سفارش گذاری، قابلیت پیش بینی تقاضای آینده است. با استفاده از تکنیک های آماری و تحلیل روند، می توانید الگوهای تقاضا را شناسایی کرده و برآوردی از نیازهای آینده داشته باشید. این امر به شما کمک می کند تا موجودی کالا را در سطح مناسب نگه دارید و از کمبود یا مازاد موجودی جلوگیری کنید.

نتیجه گیری:

مدیریت کارآمد موجودی انبار یکی از چالش های اصلی در کسب و کارهای خرده فروشی و توزیع است. با این حال، نرم افزار اکسل یک ابزار قدرتمند برای غلبه بر این چالش و بهبود کنترل، دقت و سودآوری در مدیریت موجودی می باشد. با استفاده از امکانات گسترده اکسل مانند فرمول نویسی، گزارش گیری، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل داده ها، کسب و کارها می توانند از کمبود یا مازاد موجودی جلوگیری کرده، سفارش های خود را به طور دقیق مدیریت کنند و با پیش بینی تقاضای آینده، برنامه ریزی بهتری داشته باشند.


علاوه بر این، اکسل امکان اشتراک گذاری داده ها را در سراسر زنجیره تامین فراهم می کند. با پیاده سازی یک سیستم مدیریت موجودی مبتنی بر اکسل، کسب و کارها می توانند از مزایای افزایش کارایی، کاهش هزینه ها، افزایش رضایت مشتری و در نهایت بهبود سودآوری بهره مند شوند.
دستگاه بارکدخوان نیز با انتقال صحیح و بدون خطای داده ها ، شمارش موثر و تسریع امر انبارگردانی ، وسیله ای کارآمد به شمار می آید که هیچ انباری را بدون آن نمی توان تصور کرد .ترکیب یک بارکدخوان مناسب و نرم افزار قدرتمند اکسل ، ابزاری ارزشمند برای مدیریت انبار در کسب و کارهای کوچک و یا حتی متوسط در صنعت خرده فروشی می باشد .

آیا این نوشته برای شما مفید بود ؟

برای امتیازدهی روی ستاره ها کلیک کنید .

میانگین : 5 / 5. تعداد رای : 7

فهرست مطالب

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مقایسه محصولات

0 محصول

مقایسه محصول
مقایسه محصول
مقایسه محصول
مقایسه محصول
X

تیکت پشتیبانی شما ثبت شد !

پیام درخواست خدمات پشتیبانی شما ثبت شده است . همکاران ما پس از بررسی در کوتاهترین زمان پاسخگوی شما خواهند بود .