چگونه می توان کسری موجودی انبار را کاهش داد؟

کسری موجودی انبار در انبار شرکت ها و فروشگاه ها همیشه برای صاحبان کسب و کار نگرانی به همراه دارد. باید بدانید که این پدیده ناشی از چندین عامل متعدد است که برای کاهش کسری موجودی انبار باید یک به یک به هر کدام از آنها پرداخت .در این نوشته گام به گام هر یک از این عوامل را تشریح می کنیم و برای هر کدام راه حل هایی را پیشنهاد می دهیم .

آراد سافت

زمان مطالعه : 13 دقیقه

کاهش و کسری موجودی انبار به سادگی به از دست دادن موجودی کالا اشاره دارد. کاهش یا کسری موجودی معمولاً به دلیل سرقت ، آسیب / فاسد شدن کالا ، یا اشتباهات مدیریتی اتفاق می افتد. اگرچه کم شدن موجودی کالا می تواند یک مشکل بزرگ برای مشاغلی که با کالا سروکار دارند باشد ، اما با اعمال نظارت ها و کنترل های مناسب می توان این مسئله را تا حد زیادی کاهش داد.

کسری موجودی انبار، در اصطلاح حسابداری، به معنای تفاوت میان “موجودی ثبت شده در دفاتر و سیستم نرم‌افزاری” و “موجودی واقعی شمارش شده در انبارگردانی فیزیکی” است. برای تحلیل کامل، باید به پدیده مکمل آن، یعنی “اضافه موجودی انبار” نیز بپردازیم، زیرا اغلب یک اشتباه ثبتی یا انبارداری، منجر به کسری در یک قلم و اضافه در قلمی دیگر می‌شود. مدیریت این تفاوت‌ها مستقیماً بر روی گزارشات مالی و بهای تمام شده کالای فروش رفته (COGS) اثرگذار است و در نهایت سود و زیان شرکت را تحت تأثیر قرار می‌دهد.

کسری موجودی انبار: عوامل فیزیکی، ضایعات و خطای ثبت (فراتر از سرقت)

هرچند سرقت یک عامل مهم است، اما بخش عمده‌ای از کسری‌ها ناشی از عوامل فیزیکی و اداری هستند که باید کنترل شوند:
• **ضایعات طبیعی (Spoilage & Shrinkage): در کالاهایی مانند مواد غذایی، داروها یا مواد شیمیایی، فساد، تبخیر، جذب رطوبت یا شکستگی در حین جابجایی طبیعی است. با تعریف “مقدار مجاز ضایعات” در هر دوره، می‌توان این کسری را مدیریت و ثبت کرد.

میزان ضایعات طبیعی در صنایع مختلف متفاوت است و برای پذیرش مالیاتی، باید متناسب با عرف صنعت و تأیید مراجع ذی‌صلاح باشد.

• **خطای واحد اندازه‌گیری: گاهی اوقات، ورودی یک کالا بر حسب واحدی (مثل “کارتن”) ثبت می‌شود و خروجی بر حسب واحد دیگر (مثل “عدد”). اگر ضریب تبدیل درست تعریف نشود، در سیستم کسری یا اضافات بزرگ ایجاد می‌شود.
• اشتباه در تشخیص کالا: انباردار کالای A را به جای کالای B صادر می‌کند، اما در حواله، ثبت خروج B صورت می‌گیرد. این امر در سیستم منجر به کسری B و اضافه A می‌شود. این نوع کسری با اجرای دقیق فرآیند کنترل کیفیت در زمان خروج (Exit QA) قابل پیشگیری است.

کسری موجودی انبار: جلوگیری از سرقت کارمندان

کارکنان را به درستی مدیریت کرده و آموزش دهید.

برنامه های آموزشی و جلوگیری از ضرر را اجرا کنید این سرفصل برنامه ها می تواند در مورد پیامدها و تبعات سرقت برای کارمندان ، مانند محدودیت افزایش حقوق ، فرصت های کمتر برای ارتقا و اخراج به دلیل بی ثباتی مالی شرکت ، باشد.

• برنامه های جلوگیری از ضرر به کارمندان نشان می دهد که شما به سرقت کاملا توجه می کنید و کسب وکار تحت نظر شما موضوع را جدی می گیرد.

• علاوه بر این ، این برنامه ها می توانند به کارمندان کمک کنند تا نحوه سرقت را تشخیص دهند ، چه در بین کارمندان دیگر و چه در میان مشتریان.

ایمنی انبار را افزایش دهید.

ساده ترین راه برای کاهش خطر در مورد سرقت کارمندان و جلوگیری از کسری موجودی انبار ، محدود کردن دسترسی به موجودی کالاها می باشد. فقط آن دسته از کارمندانی که مستقیماً با موجودی کالا درگیر هستند باید به محل موجودی کالا دسترسی داشته باشند. اگر کالاهایی دارید که از ارزش خاصی برخوردار هستند ، دسترسی بیشتر به مناطقی را که در آن نگهداری می شود محدود کنید.

روشهای ورودی و دریافت کالای خود را سختگیرانه کنید.
محل ورود کالا در یک انبار جایی است که می تواند مقدار زیادی سرقت کالا در آن اتفاق بیفتد. کارمندان این قسمت ممکن است محموله کالاها را کمتر یا معیوب اعلام کنند و از این طریق برای خود منفعت ایجاد کنند . با الزام به بازرسی از کالاهای معیوب و خراب شده قبل از بیرون ریختن آنها می توانید از این امر جلوگیری کنید. شما همچنین باید در این مورد کارمندی داشته باشید که خارج از بخش دریافت کالا کار می کند ، این بازرسی ها را به همراه بازشماری کالاهای ورودی به انبار انجام دهید.

کسری موجودی انبار: دوربین های مدار بسته را نصب کنید.

نصب دوربین های امنیتی قابل مشاهده در سراسر فروشگاه و اتاق کار یک عامل بازدارنده اثبات شده در وقوع جرم و جلوگیری از کسری موجودی انباراست. به کارمندان خوداعلام کنید که دوربین های امنیتی همیشه در حال کار و بررسی و نظارت هستند. علاوه بر این ، هر شب دوربین های امنیتی را مرور کنید تا رفتارهای عجیب و غریب مرتبط با سرقت یا سرقت از مغازه را کنترل کنید. دوربین ها باید حداقل به صورت هفتگی بررسی شوند ، حتی اگر هیچ نشانه ای از کسری کالا وجود نداشته باشد.

• به عنوان مثال ، در حین آموزش کارمندان ، می توانید به طور واضح به آنها نشان دهید که در همه جا دوربین ها قرار دارند ، ضبط های زنده را به آنها نشان دهید و تأکید کنید که فیلم ها روزانه بررسی می شوند.

• همچنین می توانید علائم مربوط به سرقت و مجازات های مربوط به آن را در فروشگاه و اتاق کار خود قرار دهید.

کسری موجودی انبار: اشیا و کالاهای با ارزش را از نزدیک کنترل کنید.

با ذخیره کردن اقلام با ارزش بیشتر (اعم از کالا یا ارز) در مکانهایی که به سطح بالاتری از مجوز یا دسترسی نیاز دارند ، میل به سرقت در افراد را کاهش دهید.
• به عنوان مثال ، اشیای با قیمت بالا را در محل قفل شده نگه دارید و فقط کلیدهایی را برای مدیران یا سرپرستان معتمد تهیه کنیدو در اختیارشان بگذارید.

وظایف را بین کارمندان تقسیم کنید و بیش از یک کارمند را مسئول کنید.

وظایف را بین کارمندان تقسیم کنید و بیش از یک کارمند را مسئول کنید.
اجازه ندهید که همان فردی که مدیریت موجودی کالا را به عهده دارد، پردازش رسیدها و ثبت رسیدها را انجام دهد. داشتن تنها یک نفر که مسئول موجودی کالا باشدباعث می شود که سرقت بی سروصداتر انجام پذیرد. در عوض ، وظایف را در بین افراد متعدد گسترش دهید و تقسیم بندی کنید تا دارای یک سیستم “کنترلی و متعادل” باشید که از سرقت جلوگیری می کند.

کسری موجودی انبار: از یک سیستم کارآمد پایانه صندوق فروش (POS) استفاده کنید.

هر کارمند را ملزم کنید که با گذرواژه و نام کاربری منحصر به فرد خود وارد صندوق فروش POS شود و هنگامی که رفتار مشکوکی نظرتان را جلب کرد ، معاملات روزانه را از طریق صندوق فروش POS بررسی کنید. برای تعیین ضررهای مشکوک ، گزارش حاشیه سود روزانه خود را بررسی کنید. اگر مرتباً در یک بخش فروشگاه ضرر و زیان زیادی وارد می شود ، ممکن است لازم باشد که آن بخش را جهت سرقت کارمندان مورد تحقیق و بررسی قرار دهید.

• نمونه هایی از رفتارهای مشکوک می تواند شامل موارد زیر است : دسترسی های غیرضروری و بیش از حد به کشوی پول نقد ، بازپرداخت های ثبت شده در مقادیر کم و مرجوعی کالایی باشد که با کالای واقعی یکسان نباشد.

• به دنبال فروش های غیر واقعی و جعلی باشید ، مثلا یک کارمند با تخفیف بیش از حد موجب می شود تا پول پرداخت شده توسط مشتری را با قیمت کامل به جیب بزند. برای تخفیف ها آستانه و محدوده تعیین کنید تا تخفیفات غیر واقعی و بیش از حد در معاملات انجام نشوند.

• محدوده کاری را که هر کارمند می تواند هنگام ورود به نرم افزار صندوق فروش انجام دهد ، محدود کنید. به عنوان مثال ، شما ممکن است طوری محدودیت ایجاد کنید که مثلا کارمند برای ثبت مرجوعی کالا مجبور باشد تا با مدیر تماس بگیرد.

• عدم تطابق قیمت های نصب شده با قیمت های صندوق می تواند منجر به جریمه های مدنی و دعاوی حقوقی شود.

یکی از روش های کارآمد برای جلوگیری از کسری موجودی انبار سیستم کارآمد نرم افزار فروش و انبارداری شماست که باید در مورد آن دقت خاصی اعمال کنید .

کسری موجودی انبار: برای جلوگیری از سرقت مغازه، صندوق داران را در محل مناسب مستقر کنید.

صندوق های فروش را در نزدیکی ورودی / خروجی به فروشگاه قرار دهید. به صندوقداران خود دستور دهید تا هنگام ورود مشتریان از آنها استقبال کنند. نمای دید را از چشم صندوقدار تا بقیه فروشگاه باز نگه دارید. با ارزش ترین وسایل خود را نزدیک صندوقدار قرار دهید و از آنها بخواهید این منطقه را کنترل کنند. دزدان مغازه ها اگر از نزدیک تحت مراقبت قرار بگیرند کمتر سرقت می کنند.

از دوربین های امنیتی و آینه ها استفاده کنید.

اگر خریدار بداند که به طور فعالانه تحت نظارت قرار گرفته است ، احتمال دزدی در مغازه کم می شود. دوربین ها ، آینه ها و علائم هشدار دهنده کاملا قابل مشاهده نصب کنید تا خریداران بدانند که فروشگاه شما ،سرقت را جدی می گیرد و مجازات هایی را علیه همه متخلفان اعمال خواهد کرد.
• آینه ها را در گوشه و کنار یا مناطق کوری قرار دهید که احتمالاً محل اختفا و سرقت است.

کسری موجودی انبار: آگاهی و دید کارمندان را بالا ببرید.

کارمندان نه تنها باید برای تشخیص سرقت های کوچک آموزش ببینند ، بلکه باید آماده باشند تا مهارت های روزانه خود را عملی کنند. تحقیقات نشان می دهد ، دزدان حرفه ای مغازه ها اظهار داشته اند که زیر نظر کارمندان بودن عامل بازدارنده شماره یک در سرقت است. اطمینان حاصل کنید که کارمندان با راه رفتن در طبقات ، کمک به مشتریان ، نظارت بر اتاق پرو و غیره آگاهی خود را حفظ می کنند.

• کارمندان باید به دنبال خریدارانی باشند که: از تماس چشمی جلوگیری می کنند ، عصبی به نظر می رسند ، به نظر می رسد بی هدف و سرگردان هستند ، بارها و بارها از فروشگاه خارج می شوند و به فروشگاه برمی گردند ، به طور مداوم جلوی چشم مشتریان یا کارمندان دیگر راه می روند و در مناطق کور توقف می کنند.

• اطمینان حاصل کنید که کارمندان با سلام و احوالپرسی با همه مشتریان ، رابطه خود با مشتری را حفظ می کنند و از مشتریان بپرسند که آیا به کمک نیاز دارند یا خیر.

سیاست های فروشگاهی را که موجب کاهش سرقت می شود، اجرا کنید.

سیاست های خاصی وجود دارد که سرقت در مغازه را برای سارقان دشوار می کند. دستورالعمل های مربوط به آوردن کیف یا کوله پشتی به داخل فروشگاه برقرار کنید و اگر فروشگاه خرده فروشی دارید که لباس و کفش می فروشید ، دستورالعمل هایی در مورد اتاق پرو اجرا کنید.

• روندی راجع به کوله پشتی یا کیف همراه مشتریان برقرار کنید. به عنوان مثال ، از آنها بخواهید كه كیف ها را در پیشخوان صندوق بگذارند و به آنها شماره ای بدهید كه به آنها اجازه دهد در هنگام خروج وسایل خود را تحویل بگیرند.

• درهای اتاق پرو را قفل نگه دارید و یک متصدی اتاق پرو داشته باشید که تعداد لباسهایی را که هر مشتری به داخل اتاق می برد ، کنترل کند.

• درهای خروجی برای موارد اضطراری باید هشدار داده یا قفل شود ، اما مطابق با دستورالعمل های آتش نشانی باقی بماند.

کسری موجودی انبار: اطمینان حاصل کنید که کارمندان از روش های کلاهبرداری مطلع هستند.

اطمینان حاصل کنید که کارمندان از سیاست های فروشگاه در مورد تخفیف ، بازده و کوپن خرید مطلع هستند. صندوقداران باید با قیمت کالاها آشنا باشند تا از تغییر قیمت برچسب ها ، کلاهبرداری های کوپن خرید و کدهای تبلیغاتی آگاهی داشته باشند. کوپن ها و کدهای جعلی می توانند بر حاشیه سود فروشگاه ها تأثیر بگذارند زیرا اگر کوپن یا کدی نامعتبر شناخته شود ، هزینه فروشگاه قابل جبران نیست.

• با الزام برای ارائه فاکتور اصلی ، از کلاهبرداری در مورد کالاهای برگشتی خودداری کنید. اگر مشتری شما قبض و یا فاکتور نداشته باشد ، می توانید برای بازدارندگی در مورد کلاهبرداری ، هزینه بازپرداخت 20٪ را اجرا کنید.

فروشگاه خود را تمیز و منظم نگه دارید.

وقتی فروشگاه شما مرتب نگه داشته می شود ، بسیار راحت تر متوجه می شوید که چیزی سرجایش نیست و یا از دست رفته است. تمام کالاها را ” به رو” بچینید ، این بدان معنی است که همه محصولات را باید در لبه قفسه بگذارید تا دیواره ای محکم از کالاها تشکیل شود.

کسری موجودی انبار: از رایج ترین انواع خطاهای مدیریتی آگاه باشید.

خطاهای معمولی اداری که منجر به کسری موجودی انبار می شوند شامل خطاهای استاندارد بارکدی ، خطاهای صندوق فروش (POS) ، خطاهای کالای برگشتی و کارکنانی که آموزش ناکافی دیده باشند است. با آگاهی از این خطاهای رایج ، می توانید حواس تان باشد که در آینده از آنها اجتناب کنید.

با اطمینان از بارکدهای مناسب در همه موارد و همچنین اسکن و ثبت مناسب موارد ، از خطاهای بارکدی خودداری کنید. ایجاد برچسب های اموال واضح برای وسایل ، سطل های زباله و قفسه ها ، یک سیستم سازمان یافته ایجاد می کند که خطاهای اسکن انسانی را کاهش می دهد.

ممیزی ها را به طور مداوم انجام دهید.

هدف از حسابرسی این است که بدانیم هر موجودی در کجا واقع شده است. کارآمدترین روش برای حسابرسی موجودی ، شمارش کالا به صورت چرخه و سیکل می باشد ، طوری که هر روز مقدار کمی از موجودی را می شمارید تا اینکه کل قسمت را به صورت چرخه کامل کنید.

• شما باید حداقل دو بار ممیزی کامل ، در هر مکان ، در سال انجام دهید.

• روش دیگر برای ردیابی موجودی کالا از طریق اسکنر بارکد یا دستگاه های هندهلد صنعتی است که موجودی را از منشا تا ثبت ردیابی می کند.

• روش اضافی شمارش هر قطعه موجودی به صورت دستی می باشد.

موجودی خود را از طریق نرم افزار انبارداری به طور خودکار انجام دهید.

با استفاده از نرم افزاری که برای ردیابی موجودی استفاده می شود ، شما می توانید سیستم را استاندارد کرده و با دقت بیشتری اطلاعات را ردیابی کنید. این نه تنها به جلوگیری از فعالیت های کلاهبرداری کمک می کند ، بلکه از آنجا که در خارج از سیستم حسابداری انجام می شود ، تعدیل موجودی کالا را آسان تر می کند.از طرفی دیگر یکی از روشهای پی بردن به کسری موجودی انبار از طریق نرم افزار حسابداری و انبار می باشد .

• ممیزی ها را به طور مداوم انجام دهید.

• هدف از حسابرسی این است که بدانیم هر موجودی در کجا واقع شده است. کارآمدترین روش برای حسابرسی موجودی، شمارش کالا به صورت چرخه و سیکل می باشد، طوری که هر روز مقدار کمی از موجودی را می شمارید تا اینکه کل قسمت را به صورت چرخه کامل کنید.

به کالای معیوب یا خراب توجه کنید.

سعی کنید با سفارش تعداد مناسب کالاها در هنگام خرید ، و اطمینان از رسیدگی دقیق به وسایل موجود در انبار فروشگاه ، میزان موجودی تلف شده را محدود کنید. گاهی اوقات ، وسایل معیوب یا خراب از انبار اعلام می شود. مطمئن شوید که محموله ها مورد تأیید قرار گیرند و مواردی که گفته می شود آسیب دیده یا خراب شده اند را به دقت بررسی کنید تا از کلاهبرداری جلوگیری کنید.

نحوه ثبت حسابداری و تعیین تکلیف کسری موجودی انبار

ثبت حسابداری و مالیات (اهمیت از دیدگاه رقبای برتر)

پس از شناسایی و تلاش برای کاهش کسری، مرحله نهایی مدیریت آن، ثبت رسمی در دفاتر است. عدم ثبت صحیح و مستندسازی دلایل کسری، می‌تواند در حسابرسی‌ها برای شرکت مشکل‌ساز شود.

1. ثبت اولیه مغایرت (کشف کسری):

o در زمان انبارگردانی، پس از شمارش فیزیکی، مقدار کسری به عنوان یک اختلاف کشف می‌شود.

o سند حسابداری (در صورت کسری):
 بدهکار: حساب کسری و اضافات انبار (حساب موقت)
 بستانکار: حساب کنترل موجودی مواد

2. تعیین ماهیت کسری (عادی یا غیرعادی):

o کسری عادی: کسری‌هایی هستند که در حد استاندارد و مجاز فعالیت (مانند تبخیر یا ضایعات اندک) هستند. این مبالغ معمولاً به حساب بهای تمام شده کالای فروش رفته (COGS) منظور می‌شوند.

o کسری غیرعادی: ناشی از سرقت، حوادث غیرمترقبه یا اهمال مدیریتی هستند. این موارد باید با اسناد (صورت‌جلسه، گزارش حراست/مدیریت) مستند شوند و معمولاً به حساب هزینه‌های غیرعملیاتی بسته می‌شوند.

3. بستن حساب کسری و اضافات انبار:

o در پایان دوره مالی، مانده حساب موقت “کسری و اضافات انبار” تعیین تکلیف می‌شود. اگر مانده بدهکار (کسری بیشتر از اضافه) باشد، به یکی از حساب‌های هزینه یا COGS بسته می‌شود تا دفاتر به موجودی واقعی برسند.

تأثیر کسری و اضافات بر مالیات شرکت

سازمان امور مالیاتی، کسری‌های غیرموجه را به عنوان هزینه قابل قبول نمی‌پذیرد. برای اینکه مبلغ کسری به عنوان هزینه شرکت (و در نتیجه کاهش‌دهنده سود مشمول مالیات) پذیرفته شود، باید:
• مستندسازی دقیق: صورت‌جلسه انبارگردانی، تأیید مدیریت، دلایل مشخص و تلاش برای جبران خسارت (در صورت امکان) وجود داشته باشد.

• حد مجاز قانونی: در برخی صنایع، برای ضایعات طبیعی یک حد مجاز قانونی تعریف می‌شود. کسری‌ها تا آن حد پذیرفته می‌شوند و مازاد بر آن ممکن است مشمول مالیات شوند.

• اضافات: مبلغ اضافات انبار مستقیماً سود شرکت را افزایش داده و مشمول مالیات است.

جهت کاهش کسری موجودی انبار خودتان باید روش های ذکر شده را به صورت ترکیبی و گام به گام انجام دهید. رسیدن به موجودی کالای صحیح فرایندی است که مرحله به مرحله و زمان بر است ولی با انجام روش های گفته شده، شما به سوی سودآوری و بازدهی بیشتر کسب و کارتان قدم خواهید برداشت.تمرکز صرف بر مبارزه با سرقت کافی نیست؛ بلکه پیاده‌سازی یک سیستم کنترل داخلی قوی (شامل جداسازی وظایف، نرم‌افزارهای یکپارچه و انبارگردانی چرخه‌ای) تضمین‌کننده نهایی صحت موجودی و جلوگیری از ضررهای پنهان است.