ممکن است یک کالای ظاهراً یکسان از دو سری تولید با بارکدهای متفاوت وارد فروشگاه شود. در سناریوی دیگر، خود محصول، بسته ششتایی و کارتن مادر هرکدام بارکد جدا دارند. اگر برای هر بارکد یک کالا بسازید، موجودی یک محصول بین چند ردیف پخش میشود؛ اگر هم همه بارکدها را کورکورانه به یک کالا متصل کنید، فروش یک کارتن ممکن است فقط یک عدد از موجودی کم کند.
مسئله اصلی تعداد بارکدها نیست؛ باید بدانید هر بارکد «همان کالا»، «واحد دیگری از همان کالا» یا «کالایی واقعاً متفاوت» را نشان میدهد. این راهنما یک روش تصمیمگیری و اجرای امن ارائه میدهد تا فروش سریعتر شود، بدون آنکه موجودی و قیمتگذاری بههم بریزد.
چرا یک کالا چند بارکد متفاوت پیدا میکند؟
دلایل مختلفی وجود دارد و همه آنها یک پاسخ نرمافزاری ندارند:
- تغییر بستهبندی یا سری تولید: ظاهر و کاربرد کالا ثابت است، اما بارکد روی بسته جدید تغییر کرده است.
- تأمین از منابع مختلف: فروشگاه چند محصول کاملاً قابلجایگزین را با یک عنوان عملیاتی میفروشد، اما بارکد تولیدکنندگان متفاوت است.
- سطوح بستهبندی: یک عدد، بسته چندتایی و کارتن برای سفارش و فروش، بارکدهای جدا دارند.
- تنوع واقعی: رنگ، سایز، وزن، رایحه، مدل یا مشخصات فنی تغییر کرده است.
- کد داخلی فروشگاه: علاوه بر بارکد سازنده، یک بارکد داخلی برای قفسه، تولید یا بستهبندی چاپ شده است.
- داده تکراری یا اشتباه: یک کالا چندبار تعریف شده یا یک بارکد به ردیف نادرست تخصیص یافته است.
پیش از ثبت هر کد جدید، شناسنامه کالا را بررسی کنید. راهنمای کدگذاری گامبهگام کالا کمک میکند کد داخلی، شرح، گروه و ویژگیها را از بارکد ورودی جدا نگه دارید.
چه زمانی چند بارکد را به یک کالا متصل کنیم؟
پنج پرسش زیر را بهترتیب پاسخ دهید:
- آیا مشتری میان این نمونهها تفاوت معناداری میبیند؟
- آیا قیمت فروش یا بهای خرید باید جداگانه کنترل شود؟
- آیا موجودی، سفارشگذاری یا نقطه سفارش باید مستقل باشد؟
- آیا واحد فروش و ضریب آن یکسان است؟
- آیا ویژگیهایی مانند رنگ، سایز، مقدار خالص، مدل یا تاریخ مصرف نیازمند ردیابی مستقلاند؟
اما اگر حتی یکی از این تفاوتها روی سفارش، قیمت، موجودی یا انتخاب مشتری اثر دارد، احتمالاً به کالای مستقل یا تعریف واحد تبدیل نیاز دارید. استاندارد رسمی GS1 درباره تعداد GTIN نیز برای هر محصول و هر تنوعی مانند سایز و رنگ، شناسه یکتا در نظر میگیرد.
| سناریو | روش درست | دلیل |
|---|---|---|
| دو بارکد روی دو بسته کاملاً یکسان با قیمت و موجودی مشترک | چند بارکد برای یک کالا | هر دو اسکن باید همان یک واحد را فراخوانی کنند |
| یک عدد، بسته ۶تایی و کارتن ۴۸تایی | تعریف واحد و ضریب تبدیل یا ساختار بستهبندی | مقدار کسرشده از موجودی متفاوت است |
| یک مدل در رنگ یا سایز متفاوت | کالای مستقل برای هر تنوع | موجودی و انتخاب مشتری باید جدا باشد |
| دو کالای مشابه از دو سازنده با قیمت خرید متفاوت | براساس سیاست ردیابی؛ معمولاً کالای مستقل | بها، کیفیت، مرجوعی یا سفارشگذاری ممکن است متفاوت باشد |
| بارکد سازنده و بارکد داخلی برای همان واحد | ثبت هر دو بهعنوان بارکدهای همان کالا | هویت عملیاتی و مقدار فروش یکی است |
بارکد جایگزین با بارکد عدد، بسته و کارتن چه تفاوتی دارد؟
بارکد جایگزین فقط یک مسیر دیگر برای پیدا کردن همان کالا است. فرض کنید کالا در سیستم با واحد «عدد» نگهداری میشود و دو بارکد متفاوت روی دو سری بستهبندی دارد. اسکن هرکدام باید یک عدد به فاکتور اضافه و یک عدد از همان موجودی کم کند.
در مقابل، بارکد بسته یا کارتن فقط نام جایگزین نیست. اگر بسته شامل شش عدد است، اسکن آن باید شش واحد پایه را جابهجا کند یا یک واحد از موجودی بستهای مستقلی که با قاعده مشخص مدیریت میشود. اتصال ساده بارکد کارتن به کالای عددی بدون ثبت ضریب، گزارش موجودی را خراب میکند.
قاعده رسمی GS1 برای تعداد بسته و کارتن بیان میکند تغییر تعداد اقلام در بسته یا کارتن نیازمند شناسه جدید در همان سطح بستهبندی است. بنابراین نرمافزار باید علاوه بر شماره بارکد، رابطه آن با واحد و مقدار را نیز بداند.
روش پیادهسازی چند بارکد برای یک کالا بدون موجودی تکراری
۱. فهرست ارتباط بارکد و کالا بسازید
از داده فعلی خروجی بگیرید و جدولی با ستونهای بارکد، کد کالای اصلی، شرح، واحد، ضریب، قیمت، وضعیت فعال و منبع بارکد بسازید. هر بارکد باید فقط به یک مقصد معتبر برسد. اگر یک شماره در دو کالا تکرار شده است، پیش از ورود اطلاعات علت را مشخص کنید.
۲. کالای مرجع را انتخاب کنید
برای نمونههای واقعاً یکسان، یک ردیف را بهعنوان کالای مرجع نگه دارید. شرح استاندارد، گروه، واحد پایه، موجودی و سوابق اصلی باید زیر همین ردیف باقی بمانند. ردیفهای تکراری را بدون بررسی اسناد فروش و خرید حذف نکنید؛ ابتدا بارکدها و ماندهها را به برنامه انتقال داده متصل کنید.
۳. بارکدهای جایگزین را به همان شناسنامه متصل کنید
در نرمافزاری که این قابلیت را پشتیبانی میکند، بارکدهای معتبر را به شناسنامه مرجع اضافه کنید. صفحه نرمافزار فروش و حسابداری آراد نسخه دانا، امکان «تعریف چند بارکد برای یک کالا» را در فهرست قابلیتهای خود دارد.
۴. سطوح بستهبندی را با ضریب روشن تعریف کنید
برای عدد، بسته و کارتن، واحد پایه و نسبت تبدیل را مستند کنید. ضریب را از روی بسته واقعی، فاکتور تأمینکننده و تأیید مسئول خرید کنترل کنید. اگر بستهبندیهای مختلف قیمت فروش مستقل دارند، سیاست قیمتگذاری را نیز همراه واحد ثبت کنید.
۵. با چند سناریوی کوچک آزمایش کنید
قبل از اجرای عمومی، موجودی یک کالای آزمایشی را یادداشت و بارکدهای مختلف آن را در خرید، فروش، برگشت و شمارش امتحان کنید. پس از هر عملیات باید کالای درست، قیمت مورد انتظار و مقدار صحیح موجودی تغییر کند. سپس گزارش موجودی کالا در نرمافزار آراد را کنترل کنید.
۶. دسترسی تعریف بارکد جدید را محدود کنید
اگر هر صندوقدار بتواند یک بارکد ناشناخته را به اولین کالای مشابه وصل کند، بهمرور نگاشتها غیرقابلاعتماد میشوند. برای ثبت یا تغییر بارکد، مسئول مشخص، دلیل تغییر و کنترل تکراریبودن تعریف کنید. بارکد ناشناخته باید به صف بررسی برود، نه اینکه با حدس ثبت شود.
خطاهای رایج در تعریف چند بارکد
- یکیگرفتن تنوعها: رنگ و سایز متفاوت را فقط به دلیل قیمت یکسان زیر یک موجودی نبرید.
- نادیدهگرفتن ضریب بسته: بارکد کارتن را مانند بارکد عدد ثبت نکنید.
- استفاده مجدد از بارکد قدیمی: کد یک کالای حذفشده را بدون بررسی به محصول جدید نسپارید.
- حذف ردیف تکراری بدون انتقال مانده: سوابق و موجودی را پیش از پاکسازی تعیین تکلیف کنید.
- عدم آزمون برگشت از فروش: بارکد جایگزین باید در مرجوعی نیز به همان کالای درست برسد.
- چاپ بارکد داخلی بدون کنترل یکتایی: پیش از چاپ، شماره را با کل بانک بارکد مقایسه کنید.
اگر پس از اصلاح ساختار هنوز مانده سیستم با قفسه برابر نیست، از روش مغایرتگیری موجودی انبار استفاده کنید. همچنین راهنمای ساخت بارکد برای کالا برای اقلامی که بارکد سازنده ندارند مفید است.
چکلیست کنترل نهایی
- هر بارکد فقط یک مقصد معتبر دارد.
- تنوعهای دارای موجودی یا قیمت مستقل، کالای جدا هستند.
- برای عدد، بسته و کارتن، واحد و ضریب ثبت شده است.
- اسکن همه بارکدهای جایگزین، یک شناسنامه مشترک را فراخوانی میکند.
- مقدار کسرشده از موجودی بعد از اسکن بسته و کارتن صحیح است.
- خرید، فروش، مرجوعی و شمارش آزمایش شدهاند.
- مسئول تعریف و اصلاح بارکد مشخص است.
- نسخه پشتیبان پیش از پاکسازی داده تهیه شده است.
پرسشهای متداول
آیا دو رنگ با قیمت یکسان را میتوان یک کالا با چند بارکد گرفت؟
اگر مشتری رنگ مشخصی انتخاب میکند یا موجودی هر رنگ باید جدا باشد، بهتر است هر رنگ کالای مستقل باشد. برابری قیمت بهتنهایی دلیل یکیکردن موجودی نیست.
برای بارکد کارتن باید کالای جدید بسازیم؟
بسته به امکانات نرمافزار، میتوان سطح بستهبندی یا واحد فرعی با ضریب تعریف کرد. نکته ضروری این است که اسکن کارتن، تعداد واقعی واحد پایه را جابهجا کند؛ اتصال ساده آن به بارکد عدد کافی نیست.
اگر تأمینکننده بارکد کالا را تغییر داد چه کنیم؟
ابتدا مطمئن شوید هویت، مقدار، مدل و شرایط فروش کالا واقعاً تغییر نکرده است. سپس بارکد جدید را بهعنوان بارکد جایگزین ثبت و بارکد قبلی را تا پایان موجودی قدیمی فعال نگه دارید یا طبق سیاست داده بایگانی کنید.
چگونه بارکدهای تکراری را پیدا کنیم؟
از فهرست بارکد و کالا خروجی بگیرید، بر اساس شماره بارکد مرتب یا گروهبندی کنید و کدهایی را که بیش از یک مقصد دارند جداگانه بررسی کنید. حذف خودکار بدون دیدن موجودی و سوابق توصیه نمیشود.
فروشگاه شما با بارکدهای جایگزین و بستهبندیهای مختلف سروکار دارد؟
پیش از انتقال داده، مشخص کنید کدام بارکدها به یک موجودی مشترک تعلق دارند و کدامیک نیازمند واحد یا کالای مستقلاند. نسخه دانا امکان تعریف چند بارکد برای یک کالا را در کنار عملیات فروش و انبار ارائه میکند.
مشاهده نرمافزار آراد نسخه دانا
